個人情報保護方針

大宮三田会　個人情報保護方針

大宮三田会（以下 当会）は、新規会員及び既存会員の個人情報の重要性を認識し、「個人情報の保護に関する法律」及び、その他の関係法令を遵守し、以下の内容に沿って個人情報の適切な取扱いを実施するものとする。

1．個人情報の取得

• ①新規会員については、当会入会時に個人情報の利用目的を明示し、合意の元、本人より個人情報登録を行う。その際に当会会員名簿への情報公開可否も併せて確認をする。
• ②既存会員については、会員名簿作成時に、個人情報利用目的を明示し、情報公開の可否を確認する。
• ③個人情報には以下のものが含まれる。
  氏名、卒業年、卒業学部・研究科等、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先・職業等、所属する三田会等。
• ④個人情報の訂正、追加、削除等に関しては本人の依頼であることが確認された上で実施する。
• ⑤個人情報の保管は、利用目的の達成に必要な期間に限定保管し、破棄に関しては法令上等で保存する必要のある場合以外を除き、適切に削除、破棄するものとする。

2．個人情報の利用目的

• ①当会への入会資格の確認および入会手続のため。
• ②会員名簿、大宮三田会会報、その他当会の運営に必要な資料を作成管理し、送付するため。
• ③総会、懇親会、講演会その他当会が開催または関係する行事を案内するため。
• ④慶應連合三田会および他の三田会等との連携、その他活動に必要な業務を行うため。
• ⑤上記以外で利用の必要が生じた場合は、当会の運営会議において利用可否を決定する。

3．個人情報の第三者への提供

下記に該当する場合のみ第三者への情報提供を実施する。

• ①会員本人の同意がある場合。
• ②法令に基づき情報提供が必要な場合。

4．個人情報の安全管理

• ①登録された個人情報は、大宮三田会内部に情報管理責任者を置き、大宮三田会事務局で管理する。
• ②当会の運営上必要な範囲で外部事業者等に委託する場合には、個人情報が適切に管理されるよう管理・監督を行う。

5．ホームページ・会報等への写真・情報の掲載

• ①ホームページには、原則として個人情報の記載を行わない。また、行事報告等での集合写真に関しては、全体雰囲気の記録伝達を目的とし、画像解像度を落とす等で個人の特定ができないよう配慮する。
• ②会報に関しては、従来通りの掲載を実施する。ただし、掲載内容に関して幹事等の氏名、卒業年、連絡先が明記されているため、これらは会員のみが知りえる情報として取扱い、第三者への転送、公開は禁止する。

6．問い合わせ先

大宮三田会　事務局
〒330-0801 さいたま市大宮区土手町3-101-1 北大宮ビル301 ㈱YSコーポレーション内
E-mail：info@omiya-mitakai.com

制定：2026年10月2日